Personas datu apstrāde

Personas datu apstrādes noteikumi

1.Vispārīgie jautājumi

1. Iekšējo noteikumu (turpmāk – noteikumi) mērķis ir noteikt kārtību, kādā Valsts prezidenta kanceleja (turpmāk – Kanceleja) vāc, izmanto, uzglabā un kopīgo personas datus.
2. Apstrādājot personas datus, Kanceleja ievēro Latvijas Republikā spēkā esošos normatīvos aktus par personas datu aizsardzību, atbildīgo institūciju izdotos saistošos norādījumus un noteikumus, kā arī Eiropas Savienības normatīvos aktus.
3. Noteikumi attiecas uz ikvienu datu subjektu, kura personas datus apstrādā Kanceleja, izņemot personas datus darba tiesisko attiecību ietvaros.
4. Noteikumi attiecas uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/ vai vidē tiek iesniegti personas dati un kādās Kancelejas informācijas sistēmās vai papīra formā tie tiek apstrādāti.
5. Noteikumos lietoti šādi termini:

   5.1. Datu subjekts – identificēta vai identificējama fiziska persona. Identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem;

   5.2. Personas dati – jebkura informācija, kas attiecas uz Datu subjektu;

   5.3. Pārzinis – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka Personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus;

   5.4. Trešās valstis – valstis, kas nav Eiropas Savienības dalībvalstis;

   5.5. Regula – Eiropas parlamenta un padomes regula (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula);

   5.6. Valsts prezidenta apsardze – Nacionālo bruņoto spēku Militārā policija, kas, atbilstoši Nacionālo bruņoto spēku likumam, nodrošina Kancelejas un Valsts prezidenta rezidences aizsardzību (apsardzi).

2.Personas datu apstrāde 

6. Personas datu apstrādes pārzinis ir Latvijas Valsts prezidenta kanceleja.
7. Kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos – datuaizsardziba@president.lv vai Pils laukums 3, Rīga, LV-1900, ar norādi “Personas datu aizsardzības speciālistam”.
8. Personas datu kategorijas, ko Kanceleja saņem, nodod un apstrādā:

   8.1. personas identifikācijas dati, vispārīgā informācija un kontaktinformācija – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, iestāde, amats;

   8.2. akreditēto žurnālistu fotoattēli akreditācijas karšu izsniegšanai;

   8.3. foto un video dati no Kancelejas organizētiem pasākumiem;

   8.4. konkursos iesniegtie dati, piemēram, bērnu zīmējumi, fotoattēli, video un esejas;

   8.5. notiesāto personu apžēlošanas lūgumu izvērtēšanas ietvaros nepieciešamie dati. Šajā gadījumā, lai īstenotu apžēlošanas funkciju, Kanceleja var apstrādāt visplašāko iespējamo personas datu apjomu, kas ietver arī personas identifikācijas datus, dzīvesgājuma informāciju u.c. informāciju, ko iesniedzējs konkrētajā situācijā izvēlēsies nosūtīt Kancelejai, kā arī īpašas kategorijas datus (datus par sodāmību);

   8.6. valsts apbalvojumu piešķiršanai un atņemšanai atbilstoši Valsts apbalvojumu likumā noteiktajai kārtībai apstrādā personas identifikācijas datus, personas dzīvesgājuma informāciju u.c. informāciju, ko iesniedzējs konkrētajā situācijā izvēlēsies nosūtīt Kancelejai, kā arī īpašas kategorijas datus (datus par sodāmību). Personas identifikācijas datus un kontaktinformāciju apstrādā arī piešķirtā valsts apbalvojuma papildus miniatūrzīmju iegādei un nozaudētā valsts apbalvojuma atjaunošanas gadījumā. Gadījumos, kad valsts apbalvojums tiek piešķirts pēc nāves un nodots glabāšanā tuvākajiem piederīgajiem, tiek apstrādāti arī apbalvotās personas piederīgo identifikācijas dati un kontaktinformācija;

   8.7. informācija par tīmekļa vietņu lietotāju, piemēram, sīkdatnes, IP adrese;

   8.8. Kancelejas apmeklētājiem nodrošinātā bezvadu tīkla lietošanas datus, piemēram, IP adrese, apmeklētās tīmekļa vietnes.

3.Personas datu apstrādes mērķis un tiesiskais pamats

3.1.Kancelejas telpu apmeklētāju dati

9. Datu apstrādes tiesiskais pamats – tiesiska interese (Regulas 6.panta 1.daļas f punkts) un juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.daļas c punkts).
10. Apstrādes mērķis – identificēt personas, kuras apmeklē Kancelejas telpas, piemēram, ekskursijās vai apmeklējot Kancelejas telpās organizētos pasākumus, nodrošinot normatīvajos aktos noteikto telpu aizsardzību.
11. Lai nodrošinātu personām iespēju iekļūt Kancelejas telpās, nepieciešami personas dati identifikācijai (vārds, uzvārds, personas kods), kā arī vajadzības gadījumā autotransporta marka un valsts numurs.
12. Personas datu apstrādes pārziņi – Valsts prezidenta apsardze un Kanceleja.

 3.2.Kancelejas pasākumu apmeklētāju dati

13. Tiesiskais pamats – piekrišana (Regulas 6.panta 1.daļas b punkts) un tiesiska interese (Regulas 6.panta 1.daļas f punkts).
14. Apstrādes mērķis – lai nodrošinātu sabiedrības būtiskās intereses, ļaujot tai sekot līdzi Valsts prezidenta darbam, Kanceleja ir atvērta plašsaziņas līdzekļu pārstāvjiem.
15. Lai nodrošinātu personām iespēju piedalīties Kancelejas rīkotajos pasākumos, to rīkotājiem ir tiesības lūgt, lai pasākumu dalībnieki un apmeklētāji iesniedz savus personas datus, kas nepieciešami personas identifikācijai (vārds, uzvārds, personas kods), kontaktinformāciju (telefona numurs, e-pasta adrese un dzīvesvietas adrese), kas nepieciešama saziņai saistībā ar plānoto pasākumu. Iesniedzamo personas datu apjoms ir atkarīgs no konkrētā pasākuma rakstura.
16. Kancelejas darbs un tās organizētie pasākumi tiek atspoguļoti arī Kancelejas uzturētajās foto un video platformās, kā arī sociālajos tīklos, turklāt Kanceleja nodrošina daudzu tās rīkoto pasākumu video tiešraides savā tīmekļvietnē www.president.lv, Latvijas Televīzijā, ziņu portālos.
17. Kancelejas organizēto, kā arī Kancelejas amatpersonu apmeklēto pasākumu dalībniekiem un apmeklētājiem ir jārēķinās ar to, ka minētie pasākumi var tikt fotografēti un filmēti, bet iegūtie foto un video materiāli – publiskoti plašsaziņas līdzekļos, interneta vietnēs, sociālajos tīklos un citviet.
18. Nepieciešamības gadījumā pasākuma organizators nodrošina datu subjektu un bērnu likumiskā pārstāvja piekrišanu.
19. Attiecībā uz plašsaziņas līdzekļu žurnālistu un citu pārstāvju darbu, Kancelejas apmeklētājiem jāņem vērā, ka Kancelejas pārstāvji nesniedz žurnālistiem norādes par viņu veidoto materiālu saturu. Tādējādi Kamcelejas apmeklētājiem ar jebkādiem iebildumiem un pretenzijām pret plašsaziņas līdzekļu pārstāvju veiktu filmēšanu un fotografēšanu jāvēršas pie konkrētā plašsaziņas līdzekļa.

 3.3.Videonovērošana

20. Kancelejas ēkās (Rīgā, Pils laukumā 3 un Jūrmalā, Zigfrīda Meierovica prospekts 31) un tām piegulošajā teritorijā Valsts prezidenta apsardze veic videonovērošanu.
21. Videonovērošanas mērķis ir noziedzīgu nodarījumu novēršana vai atklāšana saistībā ar objekta aizsardzību, lai nepieļautu un novērstu iespējamos cilvēka veselības, Kancelejas infrastruktūras un darbības apdraudējumus.
22. Kancelejas ēkās un teritorijā ap tām personas datu apstrādi veic Valsts prezidenta apsardze atbilstoši normatīvajiem aktiem

3.4.Notiesāto personu apžēlošana 

23. Datu apstrādes tiesiskais pamats – juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.daļas c punkts).
24. Datu apstrādes mērķis ir nodrošināt Apžēlošanas likumā Kancelejai noteiktos pienākumus.

 3.5.Apbalvojuma piešķiršana

25. Datu apstrādes tiesiskais pamats – juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.daļas c punkts).
26. Datu apstrādes mērķis ir nodrošināt Valsts apbalvojumu likumā Kancelejai noteiktos pienākumus – valsts apbalvojumu piešķiršanai, atņemšanai, papildus miniatūrzīmju iegādei, nozaudētā valsts apbalvojuma atjaunošanas gadījumā un piešķirot valsts apbalvojumu pēc nāves, nododot glabāšanā tuvākajiem piederīgajiem (apstrādā gan apbalvojamā datus, gan tuvākā piederīgā datus).

 3.6.Iesniegumu apstrāde un Kancelejā pieteikto jautājumu risināšana

27. Datu apstrādes tiesiskais pamats – juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.daļas c punkts).
28. Datu apstrādes mērķis – datu subjekta un Kancelejas savstarpējā saziņa, tostarp, lai atbildētu uz personas iesniegtiem pieteikumiem, iesniegumiem vai jebkuru kontaktu (t.sk. pa pastu, e-pastu u.c.). Apstrādi veic uz likuma un līguma (darījuma), tostarp pieteiktā jautājuma pamata.
29. Gadījumos, ja saņemtais iesniegums nav Kancelejas kompetencē, Kanceleja izvērtē lietderību un pārsūta iesniegumu Iesnieguma likuma 4.pantā noteiktā kārtībā citai iestādei, informējot par to iesniedzēju

3.7.Iepirkumi, līgumu slēgšana, grāmatvedība un nodokļu pārvaldība

30. Datu apstrādes tiesiskais pamats:

    30.1. līguma izpilde (Regulas 6.panta pirmās daļas b punkts);

    30.2. juridiska pienākumu izpilde (Regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);

    30.3. tiesiska interese (Regulas 6.panta 1.daļas f punkts).

31. Datu apstrādes mērķis – lai noslēgtu līgumu un realizētu no Kancelejas un sadarbības partnera pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izrietošas Kancelejas tiesiskās intereses.

 3.8.Konkursi

32. Datu apstrādes tiesiskais pamatojums – piekrišana (Regulas 6.panta 1.daļas b punkts) un juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.daļas c punkts).
33. Datu apstrādes mērķis – lai administrētu konkursu, ja datu subjekts ir izteicis vēlmi piedalīties.
34. Kanceleja apstrādā datu subjekta personas datus, lai noteiktu un paziņotu uzvarētāju, identificētu personu, izsniedzot konkursu balvas.

 3.9.Kancelejas tīmekļvietne www.president.lv

35. Datu apstrādes tiesiskais pamatojums – piekrišana (Regulas 6.panta 1.daļas b punkts) un tiesiska interese (Regulas 6.panta 1.daļas f punkts).
36. Datu apstrādes mērķi:

    36.1. Kanceleja savā tīmekļvietnē www.president.lv izmanto sīkdatnes. Sīkdatnes tiek izmantotas, lai varētu uzkrāt datus par tīmekļvietnes lietošanu un tādejādi varētu to pilnveidot;

    36.2. Tehnisku informāciju, piemēram, IP adresi, apmeklēto tīmekļvietnes vietrādi Kanceleja apstrādā, lai identificētu un novērstu noziedzīgus nodarījumus. Kanceleja nesaista lietotāja IP adresi ar datiem, kas ļauj identificēt šo personu. Tas nozīmē, ka katra lietotāja sesija tiek reģistrēta, taču interneta vietnes www.president.lv lietotājs paliek anonīms.

3.10.Kancelejas atvērtais bezvadu tīkls (Wi-Fi)

37. Datu apstrādes tiesiskais pamatojums – piekrišana (Regulas 6.panta 1.daļas b punkts) un tiesiska interese (Regulas 6.panta 1.daļas f punkts).
38. Datu apstrādes mērķis – lai nodrošinātu bezmaksas bezvada tīklu Kancelejas apmeklētājiem un identificētu un novērstu noziedzīgus nodarījumus.
39. Kanceleja neuzņemas atbildību par bezvadu tīklā pārraidīto vai saņemto datu aizsardzību.

4. Piekrišana datu apstrādei un tiesības to atsaukt 

40. Personas piekrišana kā tiesiskais pamatojums tiek pielietota, piemēram, personai piesakoties Kancelejas organizētam konkursam. Personai ir brīva izvēle – sniegt savu piekrišanu datu apstrādei vai nē, kā arī Personai ir tiesības šo piekrišanu atsaukt jebkurā laikā Noteikumu 53. punktā noteiktajā kārtībā, tādējādi pārtraucot minēto datu apstrādi.
41. Datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu tādā pat veidā, kādā tā dota, un tādā gadījumā turpmāka datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu konkrētajam nolūkam, turpmāk netiks veikta.
42. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskiem pamatiem.

 5.Personas datu saņēmēji

43. Personas datu saņēmēju kategorijas:

    43.1. pārzinis un tā pilnvarotie darbinieki;

    43.2. apstrādātāji;

    43.3. datu subjekts;

    43.4. valsts un pašvaldību institūcijas normatīvajos aktos paredzētos gadījumos.

44. Kanceleja neizpauž trešajām personām personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju, izņemot:

    44.1. ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju;

    44.2. saskaņā ar fiziskas personas skaidru un nepārprotamu piekrišanu;

    44.3. ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā.

 6.Personas datu glabāšanas ilgums

45. Kanceleja glabā un apstrādā datus, kamēr izpildās vismaz viens no šiem kritērijiem:

    45.1. ir spēkā starp Kanceleju un Datu subjektu noslēgtais līgums;

    45.2. Kanceleja vai Datu subjekts ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā var realizēt savas tiesiskās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt vai uzturēt prasību tiesā);

    45.3. Kancelejai ir juridisks pienākums glabāt Personas datus;

    45.4. ir spēkā Datu subjekta piekrišana attiecīgai Personas datu apstrādei, ja nepastāv cits Personas datu apstrādes likumīgs pamats.

 7.Personas datu aizsardzība

46. Kanceleja rūpējas par personas datu privātumu un aizsardzību, ievēro fizisku personu tiesības uz Personas datu Apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā, izmantojot saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus.
47. Kanceleja Personas datu apstrādei var izmantot Kancelejas apstiprinātus datu apstrādātājus. Šādos gadījumos Kanceleja veic nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka šādi datu apstrādātāji veic Personas datu apstrādi saskaņā ar Kancelejas norādēm un atbilstoši piemērojamajiem tiesību aktiem, un pieprasa atbilstošu drošības pasākumu veikšanu.
48. Kanceleja pārbauda visus pakalpojuma sniedzējus, kas Kancelejas vārdā un uzdevumā apstrādā personas datus, kā arī izvērtē, vai sadarbības partneri (personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai personas datu apstrāde notiktu atbilstoši Kancelejas deleģējumam un normatīvo aktu prasībām.
49. Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/ Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ), izņemot tīmekļvietnes sīkdatnes (skatīt Google privātuma politiku un to, kā tā attiecas uz Google Analytics personas datiem).
50. Kancelejas tīmekļvietnē izmantotās sīkdatnes pievienotas šo noteikumu pielikumā.
51. Kanceleja neizmanto personas datus automatizēto lēmumu pieņemšanā.

 8.Datu subjekta tiesības

52. Saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju par savu personas datu apstrādi Kancelejā.
53. Saskaņā ar normatīvajiem aktiem pieprasīt Kancelejai piekļuvi saviem personas datiem, tos papildināt, labot, dzēst vai ierobežot to apstrādi, tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi, tajā skaitā iebilst pret personas datu apstrādi, ko Kanceleja veic, pamatojoties uz tās tiesiskajām interesēm, kā arī tiesības savu uz personas datu pārnesamību un piekrišanas savu personas datu apstrādes atsaukšanu.
54. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu var iesniegt:

    54.1. rakstveida formā klātienē, darba dienās no plkst.08.30 līdz plkst.17:00, Pils laukumā 3, Rīgā, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;

    54.2. elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu un nosūtot uz e-pasta adresi: datuaizsardziba@president.lv.

55. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā, ja uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj tā tiesības un intereses saskaņā ar normatīvajiem aktiem